Скачать личную карточку т 2 автозаполнение
Форма Т-2: как заполнить личную карточку работника
Что это за форма и когда она нужна
Прежде чем рассказывать про образец заполнения формы Т-2, отметим, что ее бланк утвержден Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Документ ведут на каждого отдельного сотрудника. Это удобно, поскольку позволяет работодателю иметь полное досье на сотрудника, если можно так выразиться. Дело в том, что в карточку записываются сведения:
- о дате и месте рождения;
- гражданстве;
- образовании, в том числе дополнительном, и профессиональной подготовке;
- знании иностранных языков;
- стаже работы;
- составе семьи;
- адресе регистрации и проживания;
- отношении к военной службе;
- результатах аттестаций;
- награждениях;
- отпусках;
- льготах;
- иные сведения.
Все эти данные аккумулируются работодателем для выполнения обязанностей, предусмотренных законом. Например, информация о составе семьи позволит включить детей работника в список получателей новогодних подарков или путевок в летние лагеря. Сведения о наличии дополнительного образования или знании иностранных языков дадут возможность предложить сотруднику другую должность или отправить его в заграничную командировку. Данные о награждениях и стаже могут рассматриваться как основание для направления документов коллеги на награждение на более высоком уровне. Так что личная карточка сотрудника — очень удобный и полезный источник информации для работодателей.
Кто обязан вести личные карточки сотрудников
Некоторые работодатели считают, что если приведенные в Постановлении Госкомстата России первичные формы учета не являются обязательными, то их может вообще не быть в организации. Однако не все так просто. Трудовой кодекс, действительно, напрямую не обязывает руководителей вести и заполнять эти бланки. Однако в пункте 12 Постановления Правительства от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» говорится, что работодатель обязан знакомить сотрудника со всеми изменениями, вносимыми в трудовую книжку. При этом работник должен подтвердить свое согласие подписью в личной карточке, в которую дублируются все вносимые в трудовую книжку записи.
Кроме того, надо знать, что форма Т-2 является одним из документов воинского учета, согласно пункту 27 Постановления Правительства РФ от 27.11.2006 № 719. Таким образом, ведение этого документа является обязательным для всех организаций и предпринимателей. Образец заполнения, или как заполнить личную карточку работника Т-2, вы найдете чуть ниже, а скачать сможете в конце этой статьи.
Общие правила заполнения формы Т-2
Небольшая ремарка до того, как рассказать и показать, как заполнить карточку Т-2 и образец заполнения каждого пункта. Существует унифицированная форма бланка, которую рекомендуется использовать. Работодатель имеет возможность его менять, а точнее, дополнять той информацией, которой, по его мнению, не хватает, но удалять из нее ничего нельзя. Вместе с тем важно понимать, что утвержденный на государственном уровне бланк разрабатывался с учетом обеспечения защиты персональных данных гражданина. И работодателю, если он хочет внести дополнения в форму Т-2, нужно также учитывать особенности законодательства в этой области. Пример заполнения личной карточки работника Т-2, который будет представлен в этой статье, дается на базе унифицированного бланка.
Следующий момент, который нужно знать, — личную карточку ведет лицо, уполномоченное на ведение кадрового учета в организации. Это делается при приеме на работу в течение недели. Документ оформляется исключительно в бумажном варианте. Если вам удобно дублировать сведения из него в электронном формате, вы можете это сделать. Но пока цифровые подписи в России в рамках трудовых взаимоотношений не распространены, и работники подписываются собственноручно, карточки Т-2 нужно обязательно вести на бумаге и вписывать в них все данные вручную. В связи с этим отметим, что требований к цвету используемых чернил нет.
Что касается ошибок и исправлений, от них, к сожалению, не уйти. Если при заполнении была допущена неточность, неверную запись необходимо зачеркнуть одной линией (запись должна оставаться читаемой), рядом написать корректную формулировку, затем дописать «Исправленному верить» и расписаться.
Образец заполнения карточки Т-2
Рассмотрим конкретный образец заполнения личной карточки работника (форма Т-2 2019 г.). Допустим, в ООО «Светлый путь» в феврале 2019 года устраивается экономист Иванов Иван Иванович. При приеме на работу от нового сотрудника потребуются следующие документы (на их основании будут записываться данные в форму):
- удостоверение личности;
- трудовая книжка (при наличии);
- СНИЛС;
- документы воинского учета;
- документы о полученном образовании и квалификации;
- иные бумаги, если они требуются для допуска к выполнению трудовой функции.
Также кадровику необходим приказ о приеме на работу.
Когда все бумаги собраны, можно приступать к оформлению бланка. Образец заполнения личной карточки сотрудника Т-2 будет представлен поэтапно, но при желании вы сможете скачать полностью заполненный документ в конце статьи.
Начинаем заполнять бланк с шапки. Здесь следует указывать:
- полное и сокращенное наименование организации-работодателя;
- дату составления карточки;
- табельный номер, ИНН (при наличии) и СНИЛС нового сотрудника, его пол (сокращенно — «М» или «Ж»);
- характер работы — постоянный или временный;
- вид работы — основная или по совместительству. В этой ячейке слова надо писать полностью, сокращение недопустимо;
- поле «Алфавит» заполняется той буквой, с которой начинается фамилия работника (в нашем примере это «И»).
Раздел I называется «Общие сведения». Здесь указываются:
- номер трудового договора и дата его заключения;
- Ф.И.О. сотрудника, дата и место его рождения, гражданство;
- степень владения иностранным языком (одним или несколькими);
- информация об образовании и профессии.
Уже со второй строчки у кадровиков могут возникнуть сложности, потому что они не понимают, какие коды необходимо вписывать и откуда их брать. Код ОКАТО — номер населенного пункта (его района) в Общероссийском классификаторе объектов административно-территориального деления. В него часто вносят изменения, поэтому при заполнении желательно узнать точные сведения из проверенных источников.
Что касается аббревиатуры ОКИН, то она расшифровывается как Общероссийский классификатор информации о населении. Из этого списка кодов, которые поделены на 293 категории, и берут сведения для заполнения. Для удобства читателей приведем сводную таблицу кодов, которые понадобятся при оформлении строк 4, 5 и 6.
Личная карточка работника Т-2: образец заполнения
Личная карточка работника по форме Т-2 — это унифицированная форма первичного учета сведений о действующем и уволенном персонале предприятия. Представляет собой документ, состоящий из одиннадцати разделов, из которых первый, второй, третий и девятый (при наличии у человека соответствующих прав) заполняются при приеме на работу. Остальные разделы заполняются в процессе трудовой деятельности сотрудника от руки или печатным способом на основании предоставленных при трудоустройстве и образуемых в процессе работы сотрудника документов. Образец заполнения карточки Т-2, страницы 1, 2, 3, 4, вы найдете ниже.
Для чего нужна личная карточка работника формы Т-2
Закон предусматривает два случая, когда личная карточка необходима:
- для ознакомления с записями в трудовой книжке;
- для учета военнообязанных.
В настоящее время, когда большинство процессов автоматизировано и исполняется в электронном виде, этот документ, как нам кажется, не нужен и представляет собой рудимент кадрового делопроизводства, отвлекающий ресурсы на его заполнение и хранение. А хранить его надо постоянно, пока человек работает, и еще плюс 75 лет после его увольнения.
Минимально работник расписывается в карточке три раза:
- за достоверность сведений при приеме на работу;
- при ознакомлении с записью о приеме на работу в трудовой книжке;
- при увольнении.
В последующем, если сотрудник переводится на другие должности и в его трудовую книжку вносятся соответствующие изменения, человек каждый раз расписывается в карточке рядом с дублирующей записью об этих сведениях. Разберем образец заполнения личной карточки работника (форма Т-2) 2019 года.
Личная карточка работника — форма Т-2: образец заполнения
Пункт 1. Заполняем шапку
Образец заполнения карточки Т-2 начинается с так называемой шапки или основных реквизитов организации.
Вписываем наименование организации и восьмизначный код по ОКПО.
Вносим сведения в таблицу, в которой указываем дату заполнения, табельный номер сотрудника, его ИНН (при наличии) и СНИЛС, вид и характер работы (как в трудовом договоре), пол.
В ячейке «Алфавит» ставится первая буква фамилии работника.
В ячейке «Характер работы» пишется либо постоянная, либо временная (если срочный трудовой договор).
Пункт 2. Общие сведения
Вписываем реквизиты трудового договора.
Записываем фамилию, имя, отчество работника и другие его персональные данные, включая коды по ОКАТО и ОКИН. Образец заполнения, или как заполнить личную карточку работника Т-2 по данному разделу, — смотрите картинку.
Код ОКАТО — это классификатор по административному и территориальному признаку, в Москве свои коды, в Санкт-Петербурге — свои, в Челябинске — свои. Найти код можно в Интернете.
Код ОКИН — это классификатор информации о населении. Он включает в себя 293 раздела, каждый из которых содержит соответствующий код.
Личная карточка сотрудника может содержать степень знания иностранного языка:
- читает и переводит со словарем;
- читает и может объясняться;
- владеет свободно.
Далее подробно заполняем сведения об образовании.
Если у человека два высших образования или сотрудник дополнительно получил послевузовское профессиональное образование, в карточке Т-2 есть дополнительные графы.
В пункте 7 указываем профессию, которую работник получил в результате подготовки в образовательном учреждении. При наличии двух и более профессий указываем ту, по которой работник принят на работу.
Вписываем стаж работы на дату заполнения личной карточки, т. е. на момент приема. Информацию берем из трудовой книжки.
Общий стаж — это период трудовой деятельности, который дает право на пенсию по старости.
Непрерывный стаж — это период трудовой деятельности, который учитывается при расчете пособий, в том числе по временной нетрудоспособности.
Стаж, дающий право на надбавку за выслугу лет, — это время работы в определенных организациях и учреждениях и на определенных должностях, например:
- в аппарате Совета Обороны РФ;
- в Администрации Президента РФ;
- в Судебном департаменте при Верховном суде и т. д. (полный список см. в Разделе II Положения, утвержденного Приказом Минздравсоцразвития от 27.12.2007 № 808).
Карточка Т-2 не содержит раздела по страховому стажу, поэтому наш пример заполнения личной карточки работника Т-2 содержит лишь общий трудовой стаж, сведения о котором есть в трудовой книжке работника. Пример заполнения личной карточки работника Т-2 в разделе трудового стажа:
По мере работы в организации стаж работника увеличивается, поэтому, чтобы не зачеркивать или не пользоваться различными корректорами, первоначально заносите сведения о стаже карандашом, потом, при увольнении работника, впишите ручкой.
Далее переходим к разделу о семейном положении работника и составу его семьи.
В пункте 9 указываем его семейное положение и состояние в браке: женат или холост (если холост, лучше указать карандашом, женится — впишите ручкой, если женат, пишите ручкой, если разведется — укажите документ, на основании которого брак расторгнут).
Указываем код по ОКИН состояния в браке:
- никогда не был(а) в браке;
- брак зарегистрирован;
- брак не зарегистрирован;
- вдовец или вдова;
- разведен(а) официально;
- разошлись (когда неофициально).
В состав семьи вписываются мужья, жены и дети.
В принципе можно указать родителей и братьев с сестрами, но это на ваше усмотрение (супруги, кстати, не являются близкими родственниками, это родство свойственное, а не кровное).
Далее заполняем паспортные и регистрационные данные, просто переписывая их. Образец заполнения формы Т-2 смотрите ниже.
Дату регистрации по месту проживания смотрят в штампе в паспорте.
Номер телефона необходим для связи: например, работник не вышел на работу, можно позвонить и узнать, что с ним. Желательно взять у работника второй телефонный номер для связи.
Пункт 3. Сведения о воинском учете
Пожалуй, самый сложный раздел в этом документе, заполняется на основании:
- удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу (призывники);
- либо военного билета (пребывающие в запасе).
Для пребывающих в запасе пример заполнения сведений о воинском учете в личной карточке строится по следующему принципу.
Первый пункт на офицеров запаса не заполняется.
Воинское звание смотрите в пункте 5 военного билета офицера запаса.
Третий пункт заполняется без сокращения, например, состав (профиль) — командный или солдаты.
В четвертом пункте о кодовом обозначении ВУС (военно-учетная специальность) вписывается полное цифровое обозначение, как написано в военном билете, например 021102 или 113195А.
В строку категории годности к воинской службе вписывается буквенное обозначение:
- А (годные к военной службе);
- Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями);
- В (ограниченно годные к военной службе);
- Г (временно не годные к военной службе).
При отсутствии записи в военном билете о категории годности ставим категорию А.
Наименование военного комиссариата переписываем из военного билета.
Седьмой пункт подлежит заполнению, если:
- есть мобилизационное предписание (вклейка на последнем листе обложки) или штамп о выдаче и изъятии мобилизационного предписания;
- работник забронирован за организацией на период мобилизации и на военное время.
Восьмой пункт заполняется на основании справки из военкомата о снятии его с учета.
Вот так выглядит образец заполнения личной карточки сотрудника Т-2 по воинскому учету для призывников:
Первый, третий, четвертый и седьмой пункты не заполняются.
Во втором пункте необходимо написать, что работник подлежит призыву.
В пятом пункте указываются сведения из приписного:
- А (годные к военной службе);
- Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями);
- В (ограниченно годные к военной службе);
- Г (временно не годные к военной службе);
- Д (не годные к военной службе).
Во всем остальном заполнение идет как у работников, пребывающих в запасе.
После заполнения этого раздела работник кадровой службы и новый сотрудник расписываются: первый — за внесение сведений в личную карточку работника, второй — за достоверность предоставленных сведений.
Пункт 4. Прием на работу и переводы
Этот раздел заполняется на основании трудового договора и приказа о приеме.
Все формулировки и цифры необходимо брать из документов о приеме на работу.
В шестом столбце работник должен расписаться.
Вообще расписываться сотруднику необходимо каждый раз, когда он переводится на другую работу, перемещается на другую должность и т. д., то есть всегда, когда вносится новая запись в его трудовую книжку.
Предположим, что нашего работника в скором времени повысят в должности. В этом случае образец, как заполнять личную карточку работника, и ее третий раздел выглядит следующим образом.
Срок внесения записи — одна неделя.
Сведения о временных переводах и об изменении окладов не вносятся.
Пункт 5. Аттестация
Если аттестация проводилась, сюда записываются решение аттестационной комиссии и реквизиты приказа, в котором решение аттестационной комиссии утверждено решением работодателя.
Наш работник только устроился, поэтому это поле у него пока остается чистым.
Пункт 6. Повышение квалификации, профессиональная подготовка и награды
Эти разделы заполняются аналогично разделу «Аттестация»: если работодатель направляет кого-либо куда-то (повышать квалификацию, на переподготовку) или объявляет благодарность, все это подлежит внесению в соответствующие разделы карточки Т-2.
Если работодатель ничего не организует и никого никуда не отправляет, разделы остаются чистыми.
Если сотрудник сам, так сказать, инициативно обучится чему-нибудь новому и принесет свидетельство или диплом, сведения о пройденном обучении необходимо вписать.
Пункт 7. Отпуска
Сюда вносится информация обо всех отпусках:
- ежегодных;
- учебных;
- без сохранения заработной платы;
- дополнительных оплачиваемых и др.
Выглядит это так:
Сюда же заносятся сведения о замене части отпуска денежной компенсацией.
Если сотрудник трудится на предприятии давно и в отпуск ходит периодически, рано или поздно графы данного раздела закончатся. В этом случае необходимо сделать дополнительный лист, в котором продублирована таблица раздела. Лист надо вклеить в карточку Т-2.
На практике бывают ситуации, когда дата выхода работника из отпуска не совпадает с датой, указанной в приказе (по причине болезни или отзыва из отпуска). В этом случае необходимо аккуратно зачеркнуть некорректную запись (но сделать это так, чтобы старая запись была читаемой!) и внести новую, корректную. На полях Т-2 надо написать «Исправленному верить», указать реквизиты документа, в связи с которым произошел сдвиг сроков, подпись, расшифровку и должность специалиста кадровой службы, записавшего изменения.
Пункт 8. Социальные льготы и дополнительные сведения
Эти разделы заполняются на основании документов, подтверждающих права сотрудников на соответствующие льготы, со ссылкой на нормативные документы, которыми эти льготы установлены.
Не надо пугаться: если человек льготник, он сам принесет необходимые документы, в которых все написано, а если он не относится к этой категории, то и заполнять эти разделы не надо.
Пункт 9. Увольнение работника
Сюда заносятся сведения из приказа о расторжении трудового договора в тех формулировках, которые указаны в приказе об увольнении.
И в завершение кадровый специалист и уже бывший работник расписываются в Т-2. Вот и пример заполнения карточки Т-2 при увольнении.
Хранение карточек Т-2
Личные карточки хранятся в специальных номенклатурных папках, отдельно от личных дел и приказов о приеме на работу (хотя логичнее было бы хранить их вместе).
Карточки должны храниться таким образом, чтобы никто посторонний не мог их достать и прочитать (обеспечение безопасности персональных данных работников).
Т-2 действующего и уволенного персонала хранятся отдельно друг от друга.
Других требований к хранению карточек не установлено.
Личная карточка работника форма Т-2 — образец заполнения 2019 года
Трудовое законодательство обязывает работодателей формировать на каждого сотрудника личную карточку. Необходимость ее ведения закреплена пунктом 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек. Расскажем, как заполнить личную карточку работника по форме Т-2.
Среди обязательных документов для формирования дел сотрудников личная карточка названа в Трудовом кодексе, а необходимость ее ведения закреплена пунктом 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек. Расскажем, как заполнить личную карточку работника по форме Т-2.
Для чего нужна личная карточка работника?
Личная карточка работника по форме Т-2 — применяется для систематизации всех данных сотрудника. Ведется с момента трудоустройства в организацию и на протяжении всего трудового стажа дополняется. В нем содержатся копии документов:
- паспорта, СНИЛС;
- об образовании;
- воинского учета и т.д.
Унифицированная форма Т-2 была утверждена Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 и применяется с 3 апреля 2004 года. Она формируется на каждого сотрудника, в том числе оформленного по совместительству. При приеме работника в организацию заполняются все необходимые реквизиты, которые впоследствии при изменениях в течение трудовой деятельности в рамках компании подлежат корректировке.
Личная карточка содержит информацию о работнике:
- персональные данные (ФИО, дата и место рождения, гражданство);
- сведения об образовании;
- стаж работы;
- семейное положение и состав семьи;
- паспортные данные;
- адрес проживания;
- сведения о воинском учете;
- прием на работу и данные о переводах на другие должности;
- сведения об аттестации, повышении квалификации и переподготовке по профессии;
- все поощрения и полученные звания;
- отпуска любого вида;
- наличие социальных льгот.
Как видим, это максимально полный набор данных о сотруднике, которым может располагать работодатель.
Как заполнить личную карточку работника по форме Т2 в 2019 году
Юридическим лицам независимо от формы собственности необходимо применять унифицированную форму Т-2. При необходимости внесения каких-либо изменений, связанных с включением дополнительных строк, реквизитов и т.д., работодатель должен закрепить это приказом. Удалять из формы реквизиты запрещено.
Первоначальное заполнение личной карточки производится на основании документов, представленных работником при оформлении трудового договора, а также приказа о приеме на работу.
Законодательство устанавливает срок заполнения трудовой книжки после приема на работу — 7 дней, но для личной карточки его не определяет. Однако кадровики склонны придерживаться аналогичного срока и записи в трудовой книжке и форме Т-2 заполняются параллельно.
Пошаговое заполнение личной карточки можно описать следующим порядком:
Шапка документа.
Прописывается наименование организации в строгом соответствии с учредительными документами и заполняется таблица, где указываются:
- дата составления документа;
- номер по табелю, присвоенный работнику при трудоустройстве в компанию;
- ИНН плательщика и СНИЛС;
- в графе «Алфавит» указывается первая буква фамилии сотрудника;
- при заполнении графы «Характер работы» проставляется признак «постоянно» или «временно» в зависимости от заключенного трудового договора;
- далее следует графа уточнения «Виды работы» — основная или по совместительству;
- завершается заполнение таблицы указанием пола работника.
Раздел I. Общие сведения.
Заполняется полная информация о сотруднике:
Дата и номер трудового контракта, на основании которого работник принят на работу.
Место рождения в соответствии с паспортом (найди нужный код ОКАТО поможет онлайн сервис ).
Сведения о гражданстве, вносим один из вариантов:
- гражданин Российской Федерации — 1;
- гражданин Российской Федерации и иностранного государства — 2;
- иностранный гражданин — 3;
- без гражданства — 4.
При знании иностранного языка заполняется соответствующая строка с указанием языка и степени его владения:
- читаю и перевожу со словарем — 1.
- читаю и могу объясняться — 2;
- владею свободно — 3.
Сведения об образовании, включая все реквизиты в соответствии с представленными документами (наименование ОУ, год окончания, направление или специальность);
При наличии документа об окончании аспирантуры, адъюнктуры, докторантуры заполняется соответствующая таблица;
При наличии нескольких в основной прописывается, по которой принят на работу, а остальные вынести в строку «Другая». Это может пригодиться при переводе на другую должность.
Код ОКПДТР удобно найти здесь , вписав лишь специальность.
Для указания семейного положения используется справочник ОКИН, в котором кодирование происходит в следующем порядке:
- 1 — никогда не состоял;
- 2 — состоит в зарегистрированном;
- 3 — состоит в незарегистрированном;
- 4 — вдова (вдовец);
- 5 — разведен официально (развод зарегистрирован);
- 6 — разошелся.
Правила заполнения формы Т-2 исключают применение формулировок «женат» или «холост».
Раздел II. Воинский учет.
При трудоустройстве гражданина, подлежащего воинскому учету, он обязан представить в кадровую службу военный билет или соответствующее удостоверение. На основании этих документов заполняется табличная часть личной карточки.
Внизу второго листа формы T2 работник кадровой службы ставит свою должность, личную подпись и расшифровку. Затем документ передается на ознакомление работнику, на которого она составлена, что подтверждается его личной подписью и датой ознакомления.
Раздел III. Сведения о работе.
В течение всего периода работы в компании здесь будет вноситься информация о всех изменениях, которые будут отражаться также в трудовой книжке работника. Первоначальная запись должна содержать сведения о приеме на работу.
Каждая запись должна подтверждаться подписью сотрудника, на которого личная карточка заведена.
Раздел IV. Аттестация.
В ряде организаций проводятся периодические аттестации работников, сведения о которых заносятся в данный раздел.
Разделы V и VI. Информация о повышении квалификации и профессиональной переподготовке.
В период трудовой деятельности работник вправе повышать уровень своей квалификации и представлять подтверждающие документы в кадровую службу организации. На основании их в личную карточку записываются сведения о:
- дате начала и окончания обучения;
- виде повышения;
- наименовании учреждения, где она пройдена;
- подтверждающем документе (реквизиты).
Если инициатором повышения квалификации или переподготовки являлся работодатель, то заполняется графа «Основание».
Раздел VII. Награды и поощрения.
Все награды государственные или полученные от организации вносятся записями в трудовую книжку работника. Они дублируются в его личную карточку.
Раздел VIII. Отпуск.
Все виды отпусков, которые предоставляются сотруднику в период работы в организации, фиксируются в разделе формы Т-2. Они вносятся в соответствии с приказами, реквизиты которых указываются в графе «Основание».
В день начала отпуска кадровик заполняет графы 1-5, после окончания – графу 6.
Если происходит замена отпуска на денежную компенсацию, то:
- графы 1-3 заполняются по общему правилу;
- в графе 4 указывается количество дней замены,
- в 5 и 6 производится запись «Замена отпуска денежной компенсацией».
В случае, когда графы данного раздела заполнены полностью, необходимо сделать дополнительный лист с аналогичной таблицей. Он вклеивается в карточку Т-2 и является продолжением раздела.
Раздел IX. Социальные льготы.
Работник может быть инвалидом, донором, ликвидатором ЧАЭС и т.п., что дает ему право на социальные льготы. Эти сведения и должны быть отражены в данном разделе.
Все, не вошедшие в иные разделы сведения о работнике, могут быть указаны в разделе «Дополнительные сведения».
Прекращение трудовых отношений (увольнение) работника влечет заполнение раздела XI.
В нем указывается дата увольнения и основание (приказ). Эти данные заверяются кадровым работником и увольняемым сотрудником.
Заполненный образец личной карточки работника 2019 года
Как и сколько хранится форма Т-2?
Личные карточки работников хранятся в подразделении кадровой службы организации, исключая свободный доступ к ним. Запрещено оставлять их без присмотра на рабочем столе. Для хранения таких документов должны быть предусмотрены металлические запираемые шкафы.
Срок хранения определяется, исходя из норм, применяемых к документам по личному составу. Он составляет 50 лет.
Личная карточка работника, форма Т-2
На каждого сотрудника предприятия должностные лица отдела кадров заводят такой документ, как личная карточка работника. Она является составной частью его личного дела и заполняется на основании всех представленных им копий, оригиналов документов. В нее также вносятся сведения, относящиеся к выполнению работником своих профессиональных обязанностей.
Для чего применяется личная карточка
Личная карточка сотрудника – это основной бланк по кадровому учету всех работающих на предприятии. Именно она является главной формой по воинскому учету, при этом за достоверность содержащихся в ней данных несет ответственность инспектор по кадрам.
Всю вносимую информацию работник проверяет после совершения записей, а потом подтверждает их своей подписью.
Росстат предлагает для нее использовать бланк форма т-2. Каждое предприятие имеет право ее дорабатывать или убирать ненужные поля в соответствии с особенностями своей деятельности.
Программы по кадровому учету содержат ее в составе своих документов. Бланк можно распечатывать, а потом заполнять вручную, или же вбить соответствующую информацию в справочники программы, а личная карточка т 2 будет формироваться в автоматическом режиме.
Эти документы должны хранится в строго определенных местах, куда доступ ограничен и возможен только для ответственных должностных лиц. Это связано с тем, что карточка работника содержит его персональные данные, которые охраняются законодательством. Данные положения относятся и к базам данным в компьютере.
По мере необходимости кадровый работник делает в данном регистре записи об отпусках, повышении квалификации работника, переводе и т. д. При увольнении сотрудника в нее записываются реквизиты приказа на расторжение контракта.
Карточка т2 должна содержать личную подпись увольняющего работника.
После этого вместе с личным делом она передается в архив, в котором документ хранится в соответствии с законом 75 лет.
Личная карточка работника форма Т-2 образец заполнения 2016
Форма т-2 образец заполнения рассмотрим подробнее.
В первую очередь заполняется шапка документа. Здесь нужно указать полное название фирмы и ее код по классификатору ОКПО.
Далее вписываются данные в табличную часть. Поочередно указываются дата заполнения (обычно совпадает с датой приема на работу), табельный номер, номер налогоплательщика, номер пенсионного страхования (СНИЛС), первая буква фамилии, тип выполняемой работы (может быть «постоянная» и «временная»), вид работы (основное место, совместительство), пол (обозначается одной заглавной буквой).
1. Общие сведения
В небольшой таблице в правой части указываются дата заключения и номер трудового контракта.
Далее записываются пункты 1-3 раздела — полностью Ф.И.О., дата и место рождения. Справа указывается его ОКАТО .
В пункте 4 записывается гражданство и его код согласно справочнику ОКИН.
В пункте 5 отражается каким иностранным языком владеет работник и в какой степени. Последняя может содержать следующее: «читаю и перевожу со словарем», «читаю и могу объясняться» или «владею свободно».
Пункт 6 содержит данные о полученном образовании — его уровень, наименование, информация о документе об образовании и полученная квалификация.
В пункте 7 указывается название профессии, по которой оформлен сотрудник.
Пункт 8 заполняется согласно трудовой книжки — здесь нужно указать стаж на определенную дату (как правило, на момент поступления на работу).
В пунктах 9-10 записывается состояние в браке, а также данные по ближайшим родственникам.
Пункт 11 содержит данные удостоверения личности.
В пункте 12 отражаются адреса по прописке и фактическому проживанию, а также контактный номер телефона.
2. Сведения о воинском учете
Данный раздел заполняется только для мужчин на основании воинского билета или приписного удостоверения.
В пункте 1 указывается категория запаса, которую не нужно писать на офицерский состав.
В пункте 2 записывается воинское звание работника. Если он еще не служил, то здесь нужно указать «подлежит призыву».
В пункте 3 отражается состав, к примеру «солдаты», «медицинский» и т. д.
В пункте 4 указывается цифровой код военной специальности.
В пункте 5 проставляется категория годности в виде буквенного шифра от «А» до «Г» в зависимости от ее степени.
В пунктах 6-7 отражается наименование военкомата, к которому относится сотрудник и состояние на учете. В последнем случае запись делается карандашом.
Отметка в пункте 8 проставляется при снятии работника с воинского учета.
Указанные в этом разделе данные заверяет работник кадровой службы и сам сотрудник.
3. Прием на работу и переводы на другую работу
В данном разделе в таблицу построчно заносятся данные об оформлении и перемещениях сотрудника. Здесь нужно указать дату издания приказа, название структурного подразделения и должности, данные о зарплате, реквизиты приказа. Каждую строку работник заверяет личной подписью.
4. Аттестация
Заполняется уже в процессе работы на предприятии. В этот раздел заносятся данные о прохождении работником аттестаций. Они должны содержать дату операции, итог работы комиссии, реквизиты протокола. Графа «Основание» может быть пустой или в ней можно указать данные приказа о направлении работника на прохождение аттестации.
5. Повышение квалификации
Заполняется по мере прохождения работником соответствующих курсов. Здесь построчно нужно указать начальную и окончательную дату обучения, вид квалификационного повышения, в каком образовательном учреждении оно проходило, реквизиты полученного документа о прохождении. Графа «Основание» заполняется аналогично разделу 4.
6. Профессиональная переподготовка
Раздел построчно содержит сведения о переподготовке сотрудника. Здесь нужно указать период дат, в которую она проводилась, по какой специальности, данные полученного документа о переподготовке.
7. Поощрения и награды
В данной части документа нужно указывать информацию о награждении сотрудника за высокие показатели в работе грамотами, благодарностями, премиями и т. д. В первой графе надо записать вид награждения, а в последующих – название, номер и дату документа, согласно которому работнику вручались поощрения.
8. Отпуск
При предоставлении сотруднику времени отдыха, сведения из приказов о предоставлении отпуска записываются в данный раздел. Сюда нужно вносить информацию обо всех отпусках, в том числе без сохранения зарплаты.
В первом столбце указывается его название, далее для ежегодных отпусков — период за который они предоставляются, продолжительность и точные время начала и конца этого времени. Последняя графа содержит реквизиты соответствующих распоряжений руководства фирмы.
9. Социальные льготы
Данный раздел заполняется в случае, если работник имеет какие-либо льготные условия труда. Например, у инвалидов 3 группы (рабочая) должен быть сокращенный рабочий день. В первой графе указывается вид льготы, далее реквизиты документа, на основе которого она предоставляется. В основаниях можно указывать ссылку на действующие законы.
10. Дополнительные сведения
Сюда вносятся данные, которые не были отражены в предыдущих разделах, но имеют важное значение. Например, если у сотрудника есть права на вождение автомобиля, то на этих строках записываются реквизиты водительского удостоверения, его категория и срок действия.
11. Основания прекращения трудового договора
Этот раздел является завершающим в данном документе. Его заполняют в момент увольнения работника. Инспектор по кадрам указывает здесь основания расторжения договора, проставляет дату увольнения, а также реквизиты приказа ( Приказ на увольнение – его дата и номер) на расторжения трудового контракта . Записав всю эту информацию, кадровик расписывается в документе с расшифровкой его должности и личных данных.
Далее карточка передается увольняющемуся для проверки и ознакомления, после чего он ее подписывает и оставляет в отделе кадров.
Личная карточка работника форма т-2 скачать
Скачать бланк личной карточки в формате Word.
Скачать личную карточку работка по форме Т-2, Excel.
Скачать образец заполнения личной карточки по форме Т-2.